こんにちは。管理部支援.comの専田です。

 

こちらのブログでも何度か触れておりました当所の
「プライバシーマーク取得プロジェクト」ですが、
おかげさまで先日JIPDECから付与適格決定を受け、
登録証をいただくことができました。

Facebookで「取ったど~」と投稿したところ、

「ホントに取れたんだ?」
「どうやって取ったの?」
「でも、お高いんでしょ?」
「いいコンサル知ってたら紹介して!」

…等々、同業者をはじめ、隣接業種の方などから質問、
相談を含め、多くの反響をいただきましたが、内容
としては「ホントに取れたんだ?」と驚かれたものが
多かったように思います。

 

それもそのはず。
昨年末の取組開始時で当所のスタッフは専田以下2名。

プライバシーマークの付与条件であるJIS Q 15001規格
のPMS(個人情報保護マネジメントシステム)の実施と
運用には、

・個人情報保護管理者
・個人情報保護監査責任者

の2名が最低必要になると規定されていますから
プライバシーマークの取得要件としては本当に
最低限度の人員構成です。

「そんな零細事務所が現実的にプライバシーマーク
なんて取れるのか?」と思われるのも無理なからぬ話。
そこで今回の取得を機会に、そして私自身も忘れて
しまう前に取得の経緯などを簡単にまとめておこうと
考えたところです。

プライバシーマークの登録証が届きました!

プライバシーマークの登録証が届きました!

前置きが長くなりました。
まずは、「なぜ取得しようと思ったか?」です。

これは、いうまでもなく
「マイナンバー制度」に対応するためです。

詳説は省きますが、社会保険労務士はマイナンバー関連
事務の受託者として取扱い規程の整備をはじめ、様々な
安全管理措置が求められることになります。

別にプライバシーマークを取得しなくてもこれらの措置
を講じることはできると思いますが、顧客の目にどのように
映るかということになると話は変わってきます。

 

「顧客の目にどう映るか?」それを専田が強く意識する
ようになったのは、昨年の10月頃、とある顧問先企業の
責任者との打ち合わせの席でマイナンバー制度の話が
出たことがきっかけです。

責任者氏から「管理や取扱など、色々と面倒で厄介そうな
制度だが、せんだ事務所としてどう考えているか?」と
切り出されたのですが、それは「個人情報の保護・管理を
きちんとできなところとは将来的に取引できませんよ」
というニュアンスをも感じさせるものでした。

当時はマイナンバー制度に関する情報量も今ほど多くは
なく、世間的にも「しばらくは様子見」の考えが大勢を
占めていたと思います。

私も同じような考えでしたから適当にお茶を濁したような
感じでその場は終わりましたが、対応の方向性はその後も
問われることになりました。

法律により守秘義務(社労士法第21条)が課せられている点や
社会保険労務士会が行っている個人情報保護事務所認証制度
(通称 SRP認証制度)の認定を取得するなど色々な説明・提案を
行いましたが、思うような理解は得られません。
(このあたりは結構ストレートに色々と指摘されました)

 

「必要な対応」について検討を進めた結果、出てきたポイントは
次の3点です。

・事務所としてマイナンバー制度に対応できる個人情報の安全
管理措置・制度を
構築すること

・構築した制度は社会的に適切とされるレベルに到達していること

・社会的に適切なレベルにあることを客観的な形で証明すること

ある意味、この時点で結論は出ていたのかもしれません。
プライバシーマーク制度の概要は知っていましたし、既にマークを
取得している他の顧問先企業からも委託先の管理監督の関係から
それとなく「マーク取得のお誘い」も受けていました。

ですが、私自身、「かなりの費用がかかるんじゃないか?」との
思い込みもあり、まだ積極的に取得しようとは思いませんでした。

 

しかし、改めてこれら3つのポイントをを満たす方法は何かと
考えたとき、
「『プライバシーマーク』を取得することが一番手っ取り早いし
これ以外に適当な方法はなさそうだ」
と考えるようになりました。

「ウチのような個人事務所で本当に必要なモノだろうか?
その前に規模要件、費用的に取得は可能なのだろうか?」
そんな不安を覚えながらもとにかく始まったのが当所の
プライバシーマーク取得プロジェクトでした。

次回は取得に要した期間、費用面、コンサルタントの必要性など
について考えてみたいと思います。

 

【後編】と合わせてお読みください。
「スタッフ2名の事務所で『プライバシーマーク』後編」
はこちらから!
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