こんにちは。管理部支援.comの専田です。

 

先日、付き合いのある“情報管理のプロ”から現場で
顧客から寄せられるナマの要望に関する話を聞きました。
要約すると大体、こんな感じのようです。

「情報管理の重要性は理解しているが、手間は掛けたく
ないんだよね」

「社会的な信用を得るためにプライバシーマーク
(個人情報保護制度)の取得を考えているが、マークだけ
もらえればいいんだ」

「とりあえず体裁が整っていればいいよ。後は任せるから
適当にやってくれ」

「情報管理の重要性がなかなか理解されない」と嘆く
このプロフェッショナルの気持ち、わかるというより、
他人事ではありません。

専田も企業向けのサービスの一つとして、社員が
プライベートで利用するソーシャルメディアで
「発信してよいこと、悪いこと」などのルールづくり
を支援する『SNSポリシー制定パック』というサービス
を提供していますが、寄せられる要望は結構似ている
からです。

ちょっと残念な気もしますが、偽らざる正直な“要望”
なんだろうなと思いました。

 

しかし、このところのアルバイト社員の問題画像投稿
による“会社を巻き込む炎上トラブル”の続発を受け
寄せられる相談もちょっと変わってきました。

どんなところが変わったのかというと、

「ソーシャルメディア・ガイドラインが欲しい!今すぐだ!」

「ひな形みたいなモノがあるでしょ?(もらえませんか)」

「カンタンにガイドラインを作れる方法はないか?」

…と、いうように急いでいる方が増えたということでしょうか。

ちなみにガイドラインやポリシーなど様々な呼び方が
ありますが、ソーシャルメディア利用に関するルール
という意味では同じです。(ここでは、ガイドラインで
統一します)

 

さて、必要性を感じてくれる方が増えたのはいいことですが、
このソーシャルメディア・ガイドライン、そんなカンタンですぐに
できるというモノではありません。

会社の業務や社員構成からリスクの洗い出しや分析も
必要ですし、社員にいかに浸透させるかという点は会社ごとに
変わってきますから、当然、それなりの時間はかかります。

 

しかし、このところ、続発している
“会社を巻き込む炎上トラブル”で危機感を深めている
企業が増え、ガイドラインをはじめ、対策らしい対策のない、
”全くのノーガード状態”の企業では、その対応は急務と
なっています。

また、こちらの別のブログ記事では、ガイドラインをはじめ、
何のルールもない中で厳しい処分を断行すれば労務トラブルに
発展する可能性があることについても触れました。

 

ガイドラインは必要ですが、すぐには作れない。
しかし、何のルールもない状態では厳しい処分は
かなりのリスクとなることもあり得る…と何だか手詰まりの
感じです。

では、『すぐにでもガイドラインが必要』という
企業はどうしたらよいのでしょうか。

とりあえず、カンタンでも構わないので、会社として
最低限必要な順守事項、トラブルに関する対処方針
などを『社内通達』の形でまとめて社内に周知しては
どうでしょうか。

 

『社内通達』の一例

『社内通達』の一例

私は、多発する”会社を巻き込む炎上トラブル”で
伝えられる「懲戒解雇」「損害賠償」などの厳しい
処分が必ずしも適当とは思いません。

ただ、やむを得ず、厳しい処分を行うのであれば、
少なくとも処分される従業員の側からすれば、
「厳しい処分の対象となる行為」はあらかじめ、
ハッキリと示されている必要があると思います。

ガイドラインが「今すぐにでも必要!」という企業では
きちんとしたガイドラインを策定するまでの間のつなぎ
として、社内通達による周知を検討してみてはいかが
でしょうか。

 

この「社内通達」の全文については、
当サイト 管理部支援.comの『資料庫』に見本をアップ
してありますので、一例として参考にしていただければと
思います。(無料でご利用いただけます)

 

【参考】管理部支援ドットコム謹製
「社内通達 見本」のポイント

・極力わかりやすい表現を心がけました
・トラブルが多発している外食産業をイメージしました
・絶対に欠かせないと思われる項目に絞りました
・「知らない」とは言わせない!?回覧後に署名を求める
 書式にしました

最後に、実効性を持たせるために厳し目の表現を用いて
いますが、社員のプライベートに及ぶ部分を会社の方針や
規則等で制限を加えること、実際に損害賠償を求めること
など、実際の対応には法的な難しさも伴うことをご理解ください。

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