こんにちは。管理部支援.comの専田です。

 

先日、ある顧問先で新卒社員を対象にした
『就業規則説明会』を行ってきました。

 

はじめて社会人として働く人を対象に就業規則を
わかりやすく説明するというのは、なかなか骨が
折れますが、私自身も大変勉強になります。

ちなみにこの企業では、毎年恒例となっていますので、
「今年のツボはこの条項か!?」というように年ごとに
異なる新卒社員の反応を見るのは、ちょっとした楽しみ
でもあります。

「常にシンプルでわかりやすくあろう」
この説明会を終えるといつもそう感じるのです。

 

さて、前回は労務トラブルや問題社員対応の
ポイントとして、文書による記録、注意指導の重要性
について考えてみました。

3回目となる今回は、
文書による記録、注意指導の運用面について
考えたいと思います。

 

まず、企業における社員への注意指導については、
口頭によるものが大半だと思います。

文書による注意指導制度を取る企業であっても
日常的なことや些細なことも全て文書による
注意指導とする企業はまずないでしょう。

後々のことを考えて文書による記録を残す、
そのためにも注意指導は文書で行うという
ことは大変重要です。

 

しかし、交通違反キップよろしく、
「規律違反 = 即 文書指導」のような運用や
文書指導を乱発し、社員に対して文書で威嚇する
ような運用がよいとは思いません。

文書指導を行う場合、どのような社員の、
どのような行為をその対象にするかという
判断と運用するための基準も必要になると
思います。

ただ、基準を設けたとしても実際には、
どうしても判断が微妙となる点が出てきます。

 

口頭から文書による記録、注意指導に切り替える
必要のある場合とは具体的にどのようなものか?
ポイントとなる点は次のようなものがあると思います。

 

1.人間性に問題がある
・自分勝手で頻繁に職場でトラブルを起こす
・素行、身だしなみが悪い
・やる気がない           

2.適正・能力の問題
・明らかに適性がない、能力が低い

3.職場規律への影響
・確信犯的な規律違反
・業務命令、指示に逆らう
・勤怠が悪い

文書指導の対象なる社員の背景も考える必要は
ありますが、このような場合、口頭指導では効果は
望めないことが多いので、適宜、文書指導へと
切り替えるべきです

 

労務トラブルに関する書籍も数多く出版されています

労務トラブルに関する書籍も数多く出版されています

巷では、ブラック企業に問題社員など、
労務トラブルに関する多くの情報や言葉が
飛び交っています。

その一方で、労務トラブルには不慣れな
企業、管理職の方が実際には多いのが現実だと
思います。口頭で何度注意しても改まらない社員の
指導経験がある方はそう多くはいないでしょう。

労務トラブル対応にあたり、文書による記録、
指導の重要性を説くのは私だけではありませんが、
トラブル対応の経験の少なさと文書に対する重厚で
厳格なイメージが社員に対する文書指導を消極的に
させているのかもしれません。

 

文書を含め、きちんとした指導の結果、問題が
改善されるのであれば、それにこしたことは
ありませんし、改まらなければ、堂々と次の対応策を
考えることができます。

文書指導はきちんとした記録を取るための方法、
問題を曖昧にせず、長期化させないためのもの
として参考にしていただきたいと思います。
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