こんにちは。管理部支援.com の専田です。

 

先日、風邪を引いて寝込んでしまいました。
しかも平日です。もちろん仕事があります。

幸い懸案がちょうど片付いたところだったので
支障を来すことはありませんでしたが、それでも日々
こなさなければならない業務はあります。

 

ここで、威力を発揮したのが、スマートフォンです。
メールチェックや資料の確認が自宅にいながら、
(寝込みながらでも?)処理できたことは大きな
助けとなりました。

 

「こりゃすごい、スマホってホントに仕事でも使えるね~」

 

と、これまで何気なく使っていたスマートフォンの
ありがたみを改めて実感したところで、
今回は私物スマートフォンを業務利用するBYOD
(bring your own device)のメリットとデメリット
について考えてみたいと思います。

 

まず、スマートフォンを業務に導入することによる
メリットとは何でしょうか?

タイムリーなメール対応、スケジュール確認などに
よる業務の効率化がまず、挙げられます。

また、資料のペーパレス化によるコスト削減、
そして、それらを持ち運ぶ労力の削減も図れます。

 

移動時間を利用したメール対応で効率化!

移動時間を利用したメール対応で効率化!

では、BYODのメリットは何か?
会社の側から考えると業務で利用する
スマートフォンを会社が用意する必要がない
という点が挙げられます。

スマートフォンは、安くても1台3万円は
するわけですから、この費用がかからないと
いうのは、大きなメリットであると思います。

また、業務用スマートフォンを貸与する際の
初期設定などの手間も省けます。

 

さらに会社だけでなく、社員の側から見ても、
・使い慣れた私物のスマートフォンが利用できる
・私物と業務用の“2台持ち”の手間が省ける
といった点がメリットとしていえると思います。

特に電池の消費量が激しいスマートフォンの場合、
後者のメリットは意外に大きいのではないでしょうか?

 

次にスマートフォンの業務利用によるデメリット
はなんでしょうか?

一言でいえば、情報漏洩のリスクだと思います。
スマートフォンの不適切な利用、誤操作、紛失
盗難による情報漏洩のリスクです。

 

BYODのデメリットについても基本的には同じですが、
補足すれば、会社がBYODに用いられるスマートフォン
を管理しきれずに生じる情報漏洩のリスクというように
いえると思います。

 

まず、BYODで利用するスマートフォンの
適正な利用をどのような形で担保するのか
という問題があります。

具体的には、BYOD開始時に会社が指定する
スマートフォンの設定やデータの管理方法
遵守状況を利用開始後も継続して管理しなければ
なりません。

方法としては、“定期点検”を行うことも考えられ
ますが、行き過ぎれば、「プライバシーの侵害」と
いった問題にもなりかねません。

また、スマートフォンの紛失・盗難が発生した時は、
遠隔操作でロックやデータ消去を行う必要も出て
きますが、この点についても利用者ときちんとした
合意を交わしておく必要があります。

 

さらにバックアップを取る場合のデータ管理も
きちんと考えておかなくてはなりませんし、
スマートフォンの契約名義や廃棄、機種変更、
退職などによるBYODの利用終了時の手順も
事前に決めておかなければなりません。

 

会社としてBYODを行うとした場合、思った以上に
細かな基準、ルールが必要となります。

BYODの最大のデメリットとは、
キャリア(通信事業者)や機種がバラバラで
あることを前提に、許可や運用に必要な細かな
基準と手順をルールとして整備しなければ
ならない点であるのかも知れません。

 

そのためには、まず、BYODの利用シーンをきちんと
絞り込み、扱う情報の内容や利用方法を整理して
考える必要があると思うのです。
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