初動対応

こんにちは。管理部支援.comの専田です。

社員が失踪した!?
そんなとき、会社はどのように対応したらよいかと
いう点をテーマに検討しています。

 

前回は、行方不明者の対応を考える際の基本とも
いえる「行方不明届(捜索願)」について確認しました。

ちなみにこの「捜索願」ですが、平成22年4月から規則
改正※により「行方不明届」と名称変更になりました。
(国家公安委員会規則)

 

さて、今回のテーマですが、社員が行方不明である、
またはそうなったと判断した時点で「家族等の親族に
連絡し、対応を依頼」というところは変わりがありません。

ですが、行方不明の事実を把握した端緒や前後の状況
により迅速かつ柔軟に対応しなければなりません。
初動対応によりその後の対応が大きく変わるのは、
このテーマでも同じです。

会社に対応の遅れなどの不手際があり、行方不明の
社員に万が一のことがあり、家族から不信感を持たれたり、
さらなるトラブルへと発展することのないように注意
しなければ
なりません。

 

ここでは、対応の難しい、独身社員の自発的な失踪
について検討してみたいと思います。

まず、「失踪」が判明するまでの大体のパターンとしては
次のような形でしょう。

① ある日を境に無断欠勤がはじまった

② その社員と連絡が取れない

③ 自宅に行ってみても不在

④ 慌てて事後の対応を考える

…という流れでしょうか。

 

そして、「④」以降の対応を考えるのに遅くても3日という
ところだと思います。

その社員の平素の勤怠状況にもよりますが、「無断欠勤」
となった日の電話連絡、自宅訪問などと並行して、この
社員の直近の健康状態や素行、言動などの状況把握に
努め、おかしなことがあればすぐに「行方不明」として
の対応へと
切り替えなくてはなりません。

 

また、対応を開始した時点でいつ、誰が、どのような
対応を行ったかを
時系列で少なくとも家族に引き継ぐ
まで必ず記録してください。
こうした記録は、事後の
諸手続きの際に必要となることがあります。

次の日も欠勤が続くようであれば、その時点で家族などの
親族のところへ連絡した方がよいでしょう。穏便に済ませたい
ところではありますが、どのみち無断欠勤となるので、
きちんと対応しなければなりません。

 

次に家族などへ連絡した時点で再度自宅を訪問することに
なると思います。しかし、施錠されていれば入れませんし、
鍵が開いていても勝手には入れません。

しかし、急病などで倒れている可能性もありますから、
室内の確認はしたい
ところです。

このようなときは、警察に安否確認の立会を求めるという
方法があります。家族の立ち合いがあり、きちんとした説明を
すれば、警察も対応してくれます。なお、緊急性があれば
消防隊も臨場し、鍵を壊して室内に入るケースも…。

 

ただ、オートロックのマンションなどの場合は、
鍵がないと共用部にすら入れません。

このような場合は、建物の管理会社にも
事情を
説明して、少なくとも玄関先までは
行けるように対応を依頼
してください。

賃貸物件でないと管理会社も専有部(部屋)の鍵は
保管していませんが、少なくとも玄関前までは行けます。

 

ただ、どの会社が管理しているのかがわからない場合も
あるかと思います。

大手の管理会社であれば、建物のエントランスホールの
入り口などに連絡先が掲示されているはずですし、
わからなければ警備会社のステッカーなどから管理会社を
特定することもできます。

 

ここで注意していただきたいのは、費用についてです。
管理会社や警備会社に対応を依頼する場合、通常は
有料です。(出張料金など)

さらに鍵を壊して入室する必要が生じた場合、警察や
管理会社などから修理費用を誰が負担するのかを事前に
確認されます。ですから、やはり家族の方に立ち会って
貰うのがベストです。

 

無断欠勤の前後で特異な状況がなく、室内も異常ないと
わかれば、とりあえず事件性は否定され、自らの意思で
消息を絶った、つまり「失踪」と考えることができます。

以降は、家族から警察へ行方不明届を届出てもらうなど
前回も触れたように、以後の対応を引き継いでもらいます。

ただし、社員としての籍をどうするのかをはっきりとさせる
までは家族の方と連絡を密にしておいてください。

 

他にも社宅の場合であるとか、いろいろなケースについて
触れたいところですが、ここでは割愛します。

次回は、失踪判明後の「会社としての保全措置」などに
ついて検討してみたいと思います。

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